SEND i menigheter og fellesråd

SEND gir deg frihet til å sende ut brev og faktura når det passer deg, til halv pris – og etterpå har du tid til overs…

Hva bruker menighetene SEND til?

Menighetene sender ut kreative og fine brev til babysang, 6-åringer, 8-åringer, konfirmanter og andre. Noen har sett at fakturaer med eller uten giroblankett kan sendes like lett som brev.

Hvorfor bruker menighetene SEND?

Menighetene oppgir to grunner: De sparer store portokostnader og de frigjør mye arbeidstid. For noen er det viktig nå i disse koronatider at utsendelser kan gjøres fra hjemmekontor og når som helst på døgnet.

Hva er egentlig SEND?

SEND er en selvbetjeningsportal for adresserte utsendelser. Utsendelsene kan være i form av fysiske brev i Posten, eller det kan være kombinert med digitale utsendelser til de som foretrekker å motta informasjon på den måten. Det mest vanlige er å logge inn på www.send.no og bestille utsendelser der. I tillegg er det mulig å automatisere bruken av SEND slik at regnskapssystemer eller dokumentarkiv-systemer snakker med SEND uten at brukeren trenger å tenke på det. SEND er utviklet av Grafisk Digital, basert på mer enn 20 års erfaring med utsendelse av brev og fakturaer for små og store virksomheter. Alle brevene produseres i vår egen printsentral på Straume ved Bergen. SEND utvikles stadig videre og vi som utvikler SEND setter pris på din tilbakemelding og dine spørsmål.

Hva koster det å bruke SEND?

Det koster kr. 9,17 og det inkluderer porto, materiell en side med fargeprint. Sammenlignet med prisen for et frimerke så er dette en meget gunstig pris. For ekstra sider i et brev kommer kr. 0,82 og for brev til utlandet kommer et tillegg på rundt 5 kroner. Alle priser er eks. mva. Neste prisstigning blir 01.01.2023 når Posten endrer portosatsene. Digitale utsendelser koster mindre enn papirutsendelser.

  • Vi fakturerer på etterskudd den siste i hver måned i henhold til stykkprisene over
  • Ingen forhåndsbetaling
  • Ingen etableringskostnad
  • Ingen oppstartskostnad pr. bestilling
  • Ingen programvareinstallasjon eller mas om oppgradering
  • Ingen forpliktelser – så snart du slutter å sende brev så slutter vi å fakturere – så enkelt er det!

Hvordan komme i gang?

Klikk på den grønne knappen under eller ta kontakt med oss. Vi oppretter den første brukeren for dere og denne blir lokal administrator. Det vil automatisk komme en epost fra systemet når kontoen er klar. Så kan lokal administrator gå inn i adm-menyen og klargjøre for bruk i menigheten med avsenderadresser, konteringskoder og databehandleravtale samt å opprette så mange brukere som dere måtte ønske.

_________

Er SEND bare for menigheter i Dnk?

Nei, SEND brukes av små og store bedrifter, konsern, organisasjoner og lokallag. Men vi har noen spesialiteter nettopp for DERE:

  • Kommunikasjonsavdelingen i Kirkerådet vil tilrettelegge brevmaler for ulike typer arrangement slik at de passer for SEND
  • Når du skal sende ut trosopplæringsinvitasjoner velger du en brevmal og en adresseliste. SEND er tilpasset for adresselister fra «Medarbeideren» i LabOra eller «Kardinal» fra Kirkedata.
  • En av funksjonene i SEND er at SEND kan lage og plassere en avsenderadresse med Dnk-logo slik at den vises øverst i konvoluttvinduet (ref. breveksempel fra Åsane under). Logoen er tilgjengelig i både nynorsk og bokmål utgave.
  • Databehandleravtale er gjennomgått av Kirkerådet og tilpasset de tilbakemeldinger vi har fått derfra. Når et fellesråd signerer en slik, gjelder den også for alle tilhørende menigheter/sokn.
  • Brukere i et fellesråd kan bestille jobber på vegne av menighetene, og det kan styres om faktura skal gå til fellesråd eller direkte til hver menighet/sokn.

Bør ikke brevene sendes lokalt?

Høres det litt feil ut at brev fra en lokal menighet hos dere skal produseres og sendes fra Bergen? Vi produserer for kunder i absolutt hele landet. Posten sorterer ikke lenger noen brev lokalt. De transporterer all post inn til en av de tre store sentralene og sorterer dem der før de sendes ut igjen til lokal distribusjon. Derfor tar det ikke lengre tid om de produseres hos oss – og med vår konvolutt der menighetens logo viser i konvoluttvinduet vil mottakerne fortsatt oppfatte det som et brev sendt fra den lokale menigheten.

Hvordan bruker man SEND?

Å forklare alt med ord blir for omfattende, men helt kort forklart så er det gjort på 1-2-3:

  1. Velg filene som skal sendes
  2. Angi hvordan det skal produseres
  3. Se på resultatet og trykk på “GODKJENN”

Den enkleste formen for opplæring er at du henter deg en kopp kaffe eller te, leter fram et headsett eller skrur på lyden og ser noen av de korte videoene som vi har laget. OBS: SEND utvikles stadig og skjermbilder og funksjoner kan avvike fra det du ser i videoene.

Hvordan må brevene se ut?

Det er STOR mulighet for variasjon, men vi krever at det som viser i konvoluttvinduet må være i henhold til Postens krav. Det betyr at de øverste 7 cm på venstre halvdel av side en i brevet er avsatt til avsender- og mottakeradresse. Hva som er på resten av side 1 og på øvrige sider legger ikke vi oss bort i.

Vi printer brevene på A4 kopipapir av beste kvalitet (Navigator 80 gram) og bildekvaliteten blir god. Det er også mulig å velge at dokumentene (faktura/giverbrev) skal printes på giroblankett. Arkene blir brettet på midten og lagt i en C5-konvolutt som vist under.

Eksempel på brev fra Åsane kirke pakket i standard konvolutt med stort vindu

Når dere legger inn adresser selv i dette området så må dere sørge for at det er rett plassert. Logo/avsender skal ikke komme lavere enn 3 cm fra papirets øvre kant. Mottakeradresse skal starte 4 cm fra papirets øvre kant. Venstre marg i dette området må være mellom 1,5 og 3 cm. Når dere lar SEND plassere avsender- og mottakeradresse så ordner alt dette seg automatisk.

Hvis du skal sende ut noe og det ikke er avsatt plass til adresse på side en, kan du legge inn teksten “Se vedlagte invitasjon” som kommer sammen med mottakeradresse på ark nummer en – så velger du bare selve invitasjonen som “vedlegg” når du kommer til “Steg 2” i SEND.

Må adressen stå på selve invitasjonen?

Nei, men vi bruker konvolutt med vindu, så adressen må stå på første arket i konvolutten i dagens versjon av SEND. Vi har laget en enkel funksjon for å legge til et adresseark fremst med avsender og mottaker og en enkel liten tekst – f.eks: “Se vedlagte invitasjon”.

Vi vet at det kan være et ønske å skrive adressen utenpå konvolutten slik at invitasjon uten navn kan legges oppi. Vi ønsker å kunne tilby dette også i SEND, men vi kan ikke gjøre det før vi er 100% sikre på at vi kan gjøre det feilfritt. Når vi bruker konvolutter med vindu vil en konvolutt uten innhold ikke komme noe sted. En adressert konvolutt uten innhold vil bety at noen blir veldig skuffet. Hvis vi har mange oppdrag med adresserte konvolutter må vi kunne være helt sikker på at hver konvolutt inneholder riktig brev og ikke en invitasjon fra en annen menighet. Slike utfordringer slipper vi når vi bruker våre konvolutter med stort vindu. Vi jobber videre med saken.

Kan man legge ved en brosjyre?

Ja, vi har gjort det enkelt for dere å legge ved en 4-siders A5-brosjyre (folder). Dere kan bare legge inn en PDF med 4 sider i A4 eller A5-format og så vil SEND snu, skalere og plassere sidene på arket slik at det blir en ekte 4-siders folder.

Foldere med 6 sider (falset to ganger til format 10×21 cm), print helt ut til papirkanten, tykkere papir og hefter med 8 eller 12 sider og stift i ryggen er slikt som vi kan fikse for dere, men det er en tyngre produsjonsprosess og det koster litt mer. Slike spesialproduksjoner må avtales.

Kan de gamle konvoluttene med logo benyttes?

Noen har stort lager av gamle konvolutter med logo og avsenderadresse på. Vi kan desverre ikke hjelpe dere med å bruke opp dette. Våre maskiner må ha konvolutter med automatsnitt og konvoluttene må ha påtrykt frankostempel av typen “porto betalt”. Uansett ville det kostet mer å få brukt opp de gamle konvoluttene enn å bruke våre standardkonvolutter.

Er det ikke tryggere å gjøre det selv?

Vi vet at det er strenge regler knyttet til behandling og lagring av persondata. Vi vet at religiøs tilhørighet regnes som sensitiv informasjon. Vi har behandlet persondata i over 20 år og sørger for sikkerhet i alle våre løsninger. Gjennom en databehandleravtale (som er lett tilgjengelig i adm-menyen) forplikter vi oss på å behandle personopplysninger fra din menighet i henhold til GDPR-direktivene. Filer som lastes inn i SEND krypteres før overføring og slettes etter en fast tid. Alle filer brukes bare en gang og bare til det de er ment for.

Har du spørsmål, så send oss en e-post eller ring 41751400