SEND – perfekt for energibransjen!

SEND gir deg frihet til å sende ut brev og faktura når det passer deg, til halv pris – og etterpå har du tid til overs…

Frigjør tid og spar kostnader – bruk SEND.no!

Grafisk Digital har printet og sendt fakturaer for energibransjen i over 20 år. Basert på dette har vi laget en portal som gjør det enkelt for våre kunder å overlate alle slags små og store dokumentutsendelser til oss. Med SEND.no er det enkelt å sende ut brevpost til en utrolig gunstig stykkpris uansett om de laster opp ett enkelt brev, noen få eller flere tusen. For selskap med konsernmodell kan vi lett sende faktura til hvert enkelt datterselskap der det er ønskelig.

“Vi har allerede en avtale om printtjenester”

Nesten alle enesgiselskap har allerede avtale med noen om utsendelse av faktura og i mange tilfeller omfatter avtalen både papirfaktura og ulike former for digital faktura. Slike avtaler har vi mange av og vi er åpen for å inngå flere slike, men det er ikke det volumet vi ønsker å snakke om her.

Det trengs ingen tjenesteavtale for å bruke SEND.no. Om dere ikke har inngått databehandleravtale med oss allerede så anbefaler vi å inngå en slik. Det ordner dere lett selv i et eget menypunkt i SEND.no.

Kort fortalt kan dere bruke SEND.no til all brevpost som dere i dag produserer selv og leverer inn til Posten – og det går helt fint an å bruke SEND.no for kontorposten og masseutsendelse av informasjonsbrev selv om dere har andre avtaler som regulerer fakturadistribusjonen. Å bruke SEND.no vil lønne seg uansett om alternativet er frimerker, frankeringsmaskin eller konvolutter med påtrykt portomerke.

Hvorfor bruke akkurat SEND.no?

Kundene våre oppgir to hovedgrunner: De sparer store portokostnader og de frigjør mye arbeidstid. For noen er det viktig nå i disse koronatider at utsendelser kan gjøres fra hjemmekontor og når som helst på døgnet.

Hva er egentlig SEND.no?

SEND.no er en selvbetjeningsportal for adresserte utsendelser. Utsendelsene kan være i form av fysiske brev/fakturaer i Posten, eller det kan være kombinert med digitale utsendelser til de som foretrekker å motta informasjon på den måten. Det mest vanlige er å logge inn på www.send.no og bestille utsendelser der. I tillegg er det mulig å automatisere bruken av SEND.no slik at regnskapssystemer, KIS, eller dokumentarkiv-systemer snakker med SEND.no uten at brukeren trenger å tenke på det. SEND er utviklet av Grafisk Digital, basert på mer enn 20 års erfaring med utsendelse av brev og fakturaer for små og store virksomheter. Alle brevene produseres i vår egen printsentral like utenfor Bergen. SEND.no utvikles stadig videre og vi som utvikler SEND.no setter pris på din tilbakemelding og dine spørsmål.

Hva koster det å bruke SEND.no?

Det koster kr. 9, 17 og det inkluderer porto, materiell en side med fargeprint. Sammenlignet med prisen for et frimerke eller frankeringsmaskin så er dette en meget gunstig pris. For ekstra sider i et brev kommer kr. 0,82 og for brev til utlandet kommer et tillegg på rundt 5 kroner. Alle priser er eks. mva. Neste prisstigning blir 01.01.2023 når Posten endrer portosatsene. Digitale utsendelser koster mindre enn papirutsendelser.

  • Vi fakturerer på etterskudd den siste i hver måned i henhold til stykkprisene over
  • Ingen forhåndsbetaling
  • Ingen etableringskostnad
  • Ingen oppstartskostnad pr. bestilling
  • Ingen programvareinstallasjon eller mas om oppgradering
  • Ingen forpliktelser – så snart du slutter å sende brev så slutter vi å fakturere – så enkelt er det!

Hvordan komme i gang?

Klikk på den grønne knappen under eller ta kontakt med oss. Vi oppretter den første brukeren for dere og denne blir lokal administrator. Det vil automatisk komme en epost fra systemet når kontoen er klar. Så kan lokal administrator gå inn i adm-menyen og klargjøre for bruk i menigheten med avsenderadresser, konteringskoder og databehandleravtale samt å opprette så mange brukere som dere måtte ønske.

_________

Er SEND.no bare for energiselskap?

Nei, SEND.no brukes av små og store bedrifter, konsern, organisasjoner, menigheter og lokallag. Men vi har lang erfaring i å produsere for energiselskapene og vet litt om hva dere forventer av pris, kvalitet og fleksibilitet.

Bør ikke brevene sendes lokalt?

Det er ikke så rart om noen tenker at slike brev bør sendes ut lokalt, men Posten sorterer ikke lenger noen brev lokalt. De transporterer all post inn til en av de tre store sentralene og sorterer dem der før de sendes ut igjen til lokal distribusjon. Derfor tar det ikke lengre tid om de produseres hos oss – og med vår konvolutt der menighetens logo viser i konvoluttvinduet vil mottakerne fortsatt oppfatte det som et brev sendt fra dere.

Hvordan bruker man SEND?

Å forklare alt med ord blir for omfattende, men helt kort forklart så er det gjort på 1-2-3:

  1. Velg filene som skal sendes
  2. Angi hvordan det skal produseres
  3. Se på resultatet og trykk på “GODKJENN”

Den enkleste formen for opplæring er at du henter deg en kopp kaffe eller te, leter fram et headsett eller skrur på lyden og ser noen av de korte videoene som vi har laget. OBS: SEND.no utvikles stadig og skjermbilder og funksjoner kan avvike fra det du ser i videoene.

Hvordan må brevene se ut?

Det er STOR mulighet for variasjon, men vi krever at det som viser i konvoluttvinduet må være i henhold til Postens krav. Det betyr at de øverste 7 cm på venstre halvdel av side en i brevet er avsatt til avsender- og mottakeradresse. Hva som er på resten av side 1 og på øvrige sider legger ikke vi oss bort i. Her er et eksempel fra en helt annen bransje – det viser hvordan avsenders logo og returadresser bør plasseres.

Eksempel på brev fra Åsane kirke pakket i standard konvolutt med stort vindu

Når dere legger inn adresser selv i dette området så må dere sørge for at det er rett plassert. Logo/avsender skal ikke komme lavere enn 3 cm fra papirets øvre kant. Mottakeradresse skal starte 4 cm fra papirets øvre kant. Venstre marg i dette området må være mellom 1,5 og 3 cm. Når dere lar SEND.no plassere avsender- og mottakeradresse så ordner alt dette seg automatisk.

SEND.no kan plassere logo/avsenderadresse for deg, og hver bedrift kan ha mange ulike avsendervarianter som de kan velge mellom.

Er det ikke tryggere å gjøre det selv?

Vi vet at det er strenge regler knyttet til behandling og lagring av persondata. Vi vet at tilbud, avtaler, brev om dødsbo og stengevarsler er informasjon som ikke må komme på avveie. Vi har behandlet persondata i over 20 år og sørger for sikkerhet i alle våre løsninger. Gjennom en databehandleravtale (som er lett tilgjengelig i adm-menyen) forplikter vi oss på å behandle personopplysninger fra din menighet i henhold til GDPR-direktivene. Filer som lastes inn i SEND.no krypteres før overføring og slettes etter en fast tid. Alle filer brukes bare en gang og bare til det de er ment for.

Hva mer kan vi gjøre for dere?

  • Om dere ønsker å snakke med oss om fakturadistribusjonsavtale for det store volumet av fakturaer, så har vi det aller beste produksjonsapparatet for dette stående klart og vi har gode løsninger for elektronisk fakturautsendelse. Ta kontakt direkte så avklarer vi behov og muligheter.
  • Hvis dere skal sende ut en spesiell trykksak – for eksempel et hefte som er stiftet i ryggen eller en folder med 6 sider så kan vi legge slikt i adressert konvolutt uten vindu, eller legge det oppi en vinduskonvolutt sammen med et enkelt adressert brev. Hvis dere vil legge ved denne typen vedlegg sammen med en fakturautsendelse så løser vi det også. Ta kontakt for pris eller løsningsforslag ved behov.

Har du spørsmål, så send oss en e-post eller ring 41751400