Tema: Klargjøre adresseliste

Noen generelle excel-tips og metoder for adresse-vask.

Adresselister vi får fra kunder er ofte mangelfulle. Det kan være fornuftig å kontrollere listen før den benyttes.

Vi i Grafisk Digital har lang erfaring med adresselister og vet litt om hva Posten forventer når det gjelder mottakeradresse på brev. Når du skal bruke vår selvbetjeningsportal er det viktig at du setter deg litt inn i dette. SEND kontrollerer din liste og vil avvise adresser som er dårlige. I gjeldende versjon av SEND avvises hele jobben hvis en adresse ikke tilfredsstiller kravene. Det blir lettere for deg å bruke SEND hvis du sørger for god kvalitet på adressene. Om du trenger hjelp til dette så må du bare ta kontakt. Vi hjelper deg gjerne.

Hensikten med å rydde i adresselisten er å lage et grunnlag for fletting som er så bra at resultatet blir brev som er adressert i henhold til Postens retningslinjer. Her er beskrivelse av riktig adressering:

  • Alle norske adresser må inneholde navn, gateadresse/postboks, postnummer og poststed. Utlandsadresser skal i tillegg ha landets navn på nederste linje i adressen. (Noen få kommuner mangler fortsatt veinavn, men som hovedregel vil adresser uten veinavn/postboks bli returnert.)
  • Vær oppmerksom på at det er ulike postnummer for postbokser og gateadresser på samme sted, og Posten endrer noen ganger postnummer for en gateadresse eller for et stedsnavn. Vær spesielt oppmerksom i forbindelse med kommunesammenslåinger. Adresser med feil postnummer vil kunne bli returnert.
  • Se Postens retningslinjer her:
    https://www.posten.no/sende/klargjoring/adressering

Det er umulig å gi en komplett liste over alt som kan være feil i en adressefil – det er lettere å ta utgangspunkt i hva som er rett. Å klargjøre en adressefil for fletting i Word kan være litt forskjellig fra det å klargjøre en adressefil for bruk i SEND. Denne beskrivelsen omhandler filer som skal brukes i SEND flettebrev:

  • Adressefil skal inneholde følgende kolonner i denne rekkefølgen:
  • Kolonneoverskrift kan være med, men det er ikke nødvendig. Om du har kolonneoverskrifter i filen så vil SEND automatisk ignorere første raden.
  • Kolonner kan være tomme, men for hver adresselinje gjelder følgende:
    • Navn1 og/eller Navn2 må være utfylt. Navn1 og Navn2 skrives etter hverandre adskilt med mellomrom. Om ett av navnefeltene inneholder hele navnet så kan det andre feltet være tomt.
    • Postnummer og Poststed skrives ut etter hverandre på samme linje adskilt med mellomrom. Postnummer-kolonnen kan inneholde både postnummer (4 siffer) og poststed, men da må kolonnen poststed være tom. For norske adresser med bare 2 eller tre siffer i postnummer for Oslo vil SEND legge til “0” foran nummeret slik at postnummer blir 4 siffer. For utlandsadresser kontrolleres ikke innholdet av disse kolonnene.
    • Kolonnen Land skal være utfylt med landets navn på norsk eller engelssk for alle adresser utenfor Norge. For norske adresser skal land være tomt.
    • Kolonnen Kundenummer eller Navne-ID kan brukes når brevene skal merkes med EA-kode. Ellers har denne kolonnen ingen funksjon pr juni-2019 og kan utelates.
  • Adressefil må lagres som semikolonseparert (.csv) eller tabulatorseparert (.txt) fil.