Uncategorized

Vi får ofte spørsmålet «Når kommer brevet frem?» etter at noen har registrert en utsendelse i SEND.no. For å svare på dette en gang for alle, skal jeg følge et brev fra registrering i SEND og frem til det er levert i postkassen.

Dette vil forhåpentligvis gi en pekepinn på hvor lang tid som er lurt å beregne før en utsendelse, samtidig som det kan gi litt innsikt i prosessene bak SEND.

Tirsdag kl. 08.08 – registrering av utsendelsen

Jeg legger brevet mitt inn i SEND, gjør tilpasningene jeg ønsker og godkjenner utsendendelsen. Jobben min får status registert, som betyr at den ligger i kø til å bli produsert. Hele prosessen tok rundt et minutt. Jeg kan følge status på jobben i oversikten.

Tirsdag kl. 9.31 Jobben er startet

Jobben min har fått status “startet” i oversikten. Da har en av våre printere lagt brevet mitt i printkø. Etter at brevet printes vil brevet fraktes til vår pakkeavdeling, der de konvolutteres. Hele produksjonsløpet er nøye kontrollert ved hjelp av sertifiserte systemer vi har laget. Slik sikrer vi at riktig innhold i brevene kommer frem til riktig person raskest mulig.

Tirsdag kl. 15.00 – Levert til Posten

Jobben står nå som levert, som vil si at Posten har overtatt brevet mitt. De oppgir at vanlig leveringstid på et brev er 2-3 virkedager. Posten rullerer på rutene sine, som vil si at de leverer i din postkasse annenhver virkedag. Den ene uken vil ha levering mandag, onsdag og fredag, og den neste uken vil ha levering tirsdag og torsdag. Det er mulig å se hvilke dager de vil få brevpost på Posten sine nettsider. I følge den tabellen skal brevet komme frem på fredag. Tabellen sier ingenting om klokkeslett.

Tidligere var det noe som het A-post og B-post, der A-post kom fortere frem. I dag behandles alle brev på samme vis. Alle brev sorteres på Postens terminal i Lørenskog før de distribueres til forskjellige deler av landet. Til europa angitt er leveringstid 3-7 virkedager, til resten av verden er det 5-9 virkedager.

Fredag ca kl 16-17

Jeg sjekker postkassen jevnlig etter registrering i tilfelle brevet dukker opp før det angitte tidspunktet. Da jeg tar helg på fredag ettermiddag er det fortsatt tomt i postkassen. Men, tidlig mandag morgen er brevet mitt på plass. Post pleier å leveres til oss på ettermiddagen, så dette vil si at brevet mest sannsynlig ble levert Fredag etter 16.

Så, når kommer brevet frem?

Det tok 3 dager og 4 timer fra registreringstidspunktet før brevet kom frem. Fra brevet ble overlevert til Posten tok det ganske nøyaktig 3 virkedager. Jeg sparte mye tid på å registrere selve utsendelsen i SEND, og hele prosessen var veldig enkel. Posten sin angitte leveringstid stemte i dette tilfellet.

Det er selvfølgelig stor variasjon i leveringstiden på post, så denne testen kan ikke nødvendigvis brukes som rettesnor for leveringstider over hele landet. Men, likevel håper jeg at dette har vært et svar på spørsmålet “Når kommer brevet frem?”

Hvis det frister å prøve SEND til deres utsendelser og dermed spare litt tid ved å slippe frankering, turen til postkontoret og turen tilbake, kan dere opprette konto hos oss helt kostnadsfritt.

SEND er 4 år i år

Det er 4 år siden vi lanserte SEND.no (18. mars 2019). Siden den gang har vi lagt til en rekke funksjoner, og jobbet hardt for å gjøre tjenesten vår så brukervennlig og intuitiv som mulig. Det kommer vi selvfølgelig også til å fortsette med. Men, en ting som ikke har endret seg så mye siden lansering, er nettsiden vår. Derfor er vi stolte over å presentere nye SEND.no, med en mer moderne stil og enda mer brukervennlig navigasjon. Vi har beholdt de gode funksjonene du kjenner fra før.

Forbedringer verdt å legge merke til:

Aktuelt

Her vil vi dele nyheter, informasjon og tips som er relevant til SEND.

Min Side er flyttet

Du finner nå Min Side ved å klikke på ikonet øverst til høyre. Her kan du logge ut, tilpasse preferansene dine i Steg 2 og endre opplysninger om deg og din virksomhet.

Nye menyer

For å gjøre det lettere å få en oversikt over hva vi tilbyr, har vi laget nye menyer. Du finner kontaktinfo og annet nyttig i footeren og oversikt over det meste annet i hovedmenyen. Kanskje du oppdager noe nytt som vi kan ordne for deg?

Dropsone i Steg 1

Vi har lagt til en dropsone for filene dine i Steg 1 i SEND. Steg 1 har fått en klar og tydelig dropsone for filene dine. Finn filen din i filutforskeren, dra den i den markerte sonen, og voilà! Du er klar for neste steg. Utsendelsene kan dermed legges inn enda litt kjappere.

Tilbakemeldinger er velkomne

Vi håper selvsagt at du liker våre nye sider. Fordi vi har ønsket å minimere nedetiden til SEND, kan det være nødvendig med noen finjusteringer fremover. Derfor setter vi stor pris på tilbakemeldinger fra dere hvis dere oppdager noe som ikke fungerer eller kunne vært bedre.

Mange menigheter/sokn og fellesråd fra Den norske kirke bruker SEND til sine utsendelser allerede. Dette setter vi stor pris på, og har av denne grunn utviklet noen tilpassede løsninger som skal gjøre det enda enklere for dere. Her vil vi forklare litt om SEND, og hvordan det er egnet godt for dere.

Hva er SEND.no?

SEND.no er en selvbetjeningsportal for adresserte utsendelser. Utsendelsene kan være i form av fysiske brev i Posten, eller det kan være kombinert med digitale utsendelser som Digipost eller eFaktura.

Grafisk Digital har utviklet SEND. Alle dokumenter som bestilles i SEND.no produseres i vår egen printsentral på Straume rett utenfor Bergen.

Hvorfor bruker menighetene SEND?

Menighetene oppgir to hovedgrunner: De sparer store portokostnader og de frigjør mye arbeidstid. Man kan registrere utsendelser fra hvor som helst, når om helst på døgnet.

Mange bruker SEND til å sende ut invitasjoner til arrangementer i forbindelse med trosopplæring, konserter eller andre samlinger. Noen menigheter bruker SEND.no til å sende ut fakturaer med eller uten giroblankett.

Hvordan bruker man SEND?

Det er gjort på 1-2-3:

1. Velg filen(e) som skal sendes. Du kan enten bruke ferdigadresserte brev, eller en brevmal og en adresseliste.
2. Juster instillingene for utsendelsen slik at den blir sånn du vil ha den
3. Se på resultatet og trykk på “Godkjenn”

Vi har laget omfattende brukerveiledninger som er tilgjengelige etter at man har logget inn i SEND.no. Vi bistår selvfølgelig med god og rask kundeservice dersom man har spørsmål underveis.

Spesialtilpasninger for Den norske kirke

• Kommunikasjonsavdelingen i Kirkerådet vil tilrettelegge brevmaler i ressursbanken for ulike typer arrangement slik at de passer for SEND.

• SEND er tilpasset for adresselister fra «Medarbeideren» i LabOra eller «Kardinal» fra Kirkedata.

• SEND kan lage og plassere en avsenderadresse med Dnk-logo slik at den vises øverst i konvoluttvinduet. Logoen er tilgjengelig i både nynorsk og bokmål utgave.

• Det er mulig å skrive inn mottakerprefiks dersom dere skal sende brev til foresatte eller lignende.

• Databehandleravtale er gjennomgått av Kirkerådet og tilpasset de tilbakemeldinger vi har fått derfra. Når et fellesråd signerer en slik, gjelder den også for alle tilhørende menigheter/sokn.

• Brukere i et fellesråd kan bestille jobber på vegne av menighetene, og det kan styres om faktura skal gå til fellesråd eller direkte til hver menighet/sokn.

• Mange menigheter/sokn liker å sende ut 4-sider A5-foldere. Dette brukes mye til invitasjoner som skal inkludere litt ekstra informasjon. Vi har derfor laget en løsning for å gjøre dette direkte i SEND.

Hvordan ser en utsendelse ut?

Det som vises i konvoluttvinduet må være i henhold til Postens retningslinjer. Det betyr at de øverste 7 cm på venstre halvdel av side en i brevet er avsatt til avsender- og mottakeradresse. I tillegg vil SEND legge på en hvit marg som er ca 2 cm bred på venstre kant av arket og 0,5 cm på resterende kanter. Bortsett fra dette kan utsendelsen se ut akkkurat som dere ønsker.

Vi printer brevene på A4 kopipapir av beste kvalitet (Navigator 80 gram) og sørger for gode farger og høy bildekvalitet. Det er også mulig å velge at dokumentene skal printes på giroblankett (gul 90 gram). Arkene blir brettet på midten og lagt i en C5-konvolutt.

Spesialjobber

Dersom dere ønsker en løsning som ikke dekkes av standardmateriellet vårt, kan dere bestille en spesialjobb. Dette vil si jobber med en tyngre produksjonsprosess, for eksempel:

• Foldere med 6 sider (falset to ganger til format 10×21 cm)
• Print helt ut til papirkanten
• Tykkere papir
• Stiftede hefter med 8 eller 12 sider

Slike spesialproduksjoner må avtales med oss, og vil koste litt mer.

Personvern og sikkerhet

Vi er klar over at religiøs tilhørighet regnes som sensitiv informasjon. Grafisk Digital (som står bak SEND.no) har behandlet persondata i over 20 år. Vi sørger for sikkerhet i alle våre løsninger, og har flere sertifiseringer knyttet til dette. Vi oppfordrer alle å inngå en databehandleravtale med oss som viser at vi har forpliktet oss å behandle personopplysninger fra din meniget i henhold til GDPR-direktivene.

Alle filer som lastes inn i SEND.no krypteres før overføring og slettes etter en fast tid. Filer brukes bare en gang og bare til det de er ment for.