Selvbetjeningsportalen for adresserte utsendelser.

Grafisk Digital AS

Hvordan hindre uønsket retur i posten?

by

Det kan være kjedelig å oppdage at brevet du brukte mye tid på å skrive, har kommet tilbake til deg i retur. Så hva kan du gjøre for å hindre nettopp uønskede returer? Vi har satt sammen 3 tips som kan hjelpe.

Pass på at adressene er oppdatert

Vi sier ofte at adresselister er «ferskvare» – de går fort ut på dato. Hvis det er en stund siden forrige utsendelse, kan mottakerne ha flyttet, gatenavn blitt endret eller andre faktorer kan ha gjort adressen ugyldig. Pass derfor på at du henter ut adresser fra et oppdatert register, og at registeret fornyes med jevne mellomrom.

Mottakeradressen har feil plassering eller format

Posten har retningslinjer for hvordan adressen skal være satt opp. Dersom disse ikke følges, kan det være at brevet ditt blir sendt i retur.

Hvis du benytter en digital print-tjeneste som SEND.no, er det gjerne andre retningslinjer å ta hensyn til. For eksempel bruker vi her i SEND konvolutter med stort vindu. Det vil si at det første arket i brevet synes gjennom vinduet. Da er det veldig viktig at mottakeradressen er plassert på riktig sted, sånn at den ikke blir avkuttet eller uleselig.

EA-koder kan hindre returer

Posten sitt EA-kode-system kan hjelpe deg med å unngå uønskede returer. EA står for elektronisk adresseoppdatering. Returpost håndteres med 4 forskjellige servicegrader. Dersom det benyttes EA-kode, legges det på en strekkode på alle brevene som gjør det mulig å spore sendingen. Hvis et brev ikke kan nå mottakeren og kommer i retur, vil du kunne se returårsaken på brevet. I tillegg kan du bestemme hvordan returpost skal håndteres ved å bruke de forskjellige servicegradene.

Forklaring av servicegradene:

0: Posten søker etter ny adresse og ettersender til ny adresse hvis de får treff. Dersom de ikke finner ny adresse, sendes brevet tilbake til avsender.

1: Posten søker etter ny adresse og ettersender til ny adresse hvis de får treff. Dersom de ikke finner ny adresse, makulerer de brevet.

2: Posten søker etter ny adresse, men brevet makuleres uansett om de får treff eller ikke.

3: Posten søker ikke etter ny adresse, brevet makuleres.  

Hvis din virksomhet har EA-kode-avtale med Posten, kan denne brukes på utsendelser i SEND. Ta kontakt med oss for å sette dette opp.  

Hva må være med i faktura? Hvilke kanaler finnes?

by

Fakturering er en essensiell del av salgsprosessen. En god betalingsopplevelse kan bidra til å styrke kundeforholdene i virksomheten din. Her kan du lese mer om hva en faktura skal inneholde av informasjon og hvilke kanaler som kan benyttes for å sende dem ut.

Hva må være med i en faktura?

Det stilles krav til hva en faktura må inneholde for at den skal være godkjent:

  • Et fakturanummer som enten er tildelt fra forhåndsnummererte giroblanketter eller er maskinelt generert.
  • Dato for salget
  • Selgers navn og organisasjonsnummer
  • Kjøpers navn og adresse eller organisasjonsnummer
  • En klar beskrivelse av varen eller tjenesten
  • Tidspunkt og sted for levering av varen eller tjenesten
  • Eventuelt MVA i pris og skrevet bak organisasjonsnummeret hvis du er registrert i Merverdiavgiftsregisteret
  • Pris (betalingssum)
  • Betalingsfrist (forfallsdato)

For en komplett oversikt over krav til dokumentasjon, kan du se på bokføringsforskriften.

Hvilke faktureringsmåter finnes det?

Fakturaer kan sendes som brev i posten, som e-post, som Digipost, som EHF-faktura eller som eFaktura.

De aller fleste kunder ønsker å selv kunne velge hvilken kanal de skal motta faktura i. Folk er forskjellige, og har dermed forskjellige preferanser om hvilken kanal de liker best. Noen vil ha alt som eFaktura, andre vil ha alt i post. Derfor kan det være lurt å tilby flere alternativer for kundene deres å motta faktura.

EHF

«EHF» står for elektronisk handelsformat og er et stukturert XML dataformat for elektronisk utveksling av handelsdokumenter i Norge. EHF brukes i størst grad mellom bedrifter. Den sendes rett til mottakerens økonomisystem/regnskapsprogram.

For å motta EHF må man være registrert i ELMA (Elektronisk mottakeradresseregister).

eFaktura

eFaktura er levert av Nets og betegner tjenesten der privatpersoner får en faktura direkte tilsendt i nettbanken (eller på Vipps). For å motta eFaktura må mottakere gå inn i nettbanken og velge «Ja takk til alle» eller «alltid eFaktura».

Digipost

Digipost er en digital postkassetjeneste levert av Posten. Tjenesten kan brukes for å sende faktura, da som PDF. Digipost tilbyr betaling rett i postkassen med sin innebygde betalingstjeneste, men det er selvfølgelig også mulig å bruke fakturainformasjonen til å betale i nettbank.

E-post

Fakturaer som sendes i e-post har fakturaen som en vedlagt PDF. Mottaker må altså skrive inn betalingsdetaljer manuelt når de skal betale den. E-post regnes ikke som en sikker kanal, så sensitive opplysninger bør ikke sendes her.

Papirfaktura

Papirfaktura vil si faktura printet på papir og sendt i posten. Den kan enten printes på giroblankett, eller generes fra fakturasystem og printes på vanlig ark. Post er en godkjent kanal å sende sensitive opplysninger gjennom.

SEND kan sende faktura i flere kanaler

Ønsker du å gjøre fakturautsendelsene til virksomheten din litt enklere? Vi kan sette opp utsendelser i forskjellige kanaler, slik at kundene dine kan få fakturaen der de selv ønsker. Ta kontakt med oss for å finne en løsning som passer din virksomhet.

Brevutsendelser i Mai: Informasjon og tips

by

Det kan være lurt å beregne litt ekstra leveringstid på utsendelsene i Mai, spesielt hvis noen av virkedagene for levering lander på en rød dag. Ved å ha disse tipsene i bakhodet, kan du nyte Mai-dagene ennå mer!

En konvolutt med SEND.no-logo som ligger i en blomstereng

Røde dager

Mange mennesker liker Mai-måned på grunn av alle de røde dagene. På disse dagene er de aller fleste så heldige at de får fri fra jobb, også hos Posten. Det betyr at på de gjenstående røde ukedagene, 17.Mai, 18. Mai og 29. Mai, blir ingen utsendelser i SEND postlagt. Derfor er det lurt å ta høyde for litt lengre leveringstid hvis du sender ut post rundt disse dagene. Noen brev innholder svarfrister, for eksempel invitasjoner med påmeldingsfrist eller kundeerklæringskjemaer som skal returneres utfylt. Det kan være lurt å utvide sånne frister noe å ta hensyn til de røde dagene.

Planlegg leveringstid i forveien

For alle de som vil nyte langhelger og røde dager, kan det være greit å vite at utsendelser i SEND kan registreres i god tid før de faktisk skal gå til Posten. I Steg 3 i SEND kan du velge å utsette leveringdato for utsendelsen. Det er kun mulig å velge dato inntil 1 måned frem i tid, fordi adresser «går ut på dato» etter at det går litt tid. Eldre adresseutrekk resulterer ofte i mer returpost, fordi mottakerne for eksempel har flyttet.

Generelle frister for SEND

På vanlige virkedager er det greit å huske på at registreringsfristen er kl 12.00 for at en utsendelse skal bli levert til Posten samme dag. Rakk du akkurat ikke fristen på en utsendelse som haster? Ikke fortvil! Hvis du tar kontakt med oss, skal vi prøve ordne slik at utsendelsen går ut samme dag likevel.

Etter at Posten har overtatt en utsendelse, er det deres leveringstider som gjelder. Posten oppgir at veiledende leveringstid for all post er to til tre virkedager i hele Norge. Post leveres annenhver dag til din postkasse.

Hvordan SEND kan forenkle utsendelsene i kraftbransjen

by

Kraftbransjen er stor og i konstant utvikling. Endringer kan skje brått og ha høy påvirkning på både aktører og kundene deres. God kommunikasjon ut til kundene hjelper dem med å takle endringer, samtidig som det bygger sterke, lojale kundeforhold. SEND kan hjelpe dere med å oppnå en kommunikasjonsstrategi som kundene deres vil sette pris på.

Vi sender ut mye forskjellig for våre nåværende kunder i kraftbransjen. For eksempel kan vi sende ut fakturaer, årsoppgjør, kundeerklæringsskjema, informasjonsbrev, varsel om trefelling, varsel om navnebytte, vilkårsendringer og velkomstbrev. Vi kan også bistå dere med mer kompliserte flettebrev, f.eks for å flette målernummer inn i brevteksten.

I det siste har det blitt mer fokus fra forbrukerrådet på at kundene har krav på informasjon om angrerett på et varig medium. SEND fungerer ypperlig til å sende angrerettskjema og kundeerklæringsskjema på papir til alle kundene dere ikke kan nå gjennom digitale kanaler.

Noen løsninger som vi har erfart at kan passe godt for kraftbransjen er multikanale utsendelser, automatisering og skriverdriveren vår. Vi vil nå forklare disse videre. Kanskje dere ser en løsning som kan passe for dere?

Hvorfor bruker kraftbransjen SEND?

Våre kunder i kraftbransjen oppgir at SEND hjelper dem med å gjøre utsendelsene sine mye mer effektive. Hovedgrunnen er rett og slett fordi det er mer effektivt både med tanke på kostnader og arbeid. SEND sparer dem mye ressurser i form av både tid og kostnad og arbeidskraft. Det blir ikke lenger nødvendig å kjøpe inn papir, konvolutter, frimerker og printerblekk, og de ansatte slipper å bruke mye tid på utsendelser. Dermed kan ressursene som spares ved å bruke SEND heller brukes på viktigere ting.

SEND ble i utgangspunktet utviklet for papirutsendelser, men kan nå i tillegg sende ut i flere digitale kanaler. Dette kalles multikanal.

Multikanal/kanalpakker

La kundene deres selv velge hvordan de vil motta kommunikasjon! Vi kan sette opp kanalpakker for dere, slik at SEND leverer utsendelsen deres i ulike digitale og fysiske kanaler i prioritert rekkefølge.

Kanalene vi tilbyr per dags dato (nye kanaler vil legges til ved behov) er print, Digipost og eFaktura. SEND vil automatisk sjekke hvor hver mottaker kan motta utsendelser og levere den der. Dermed kan dere nå alle der de selv ønsker, uten å lage noe som helst ekstra arbeid for dere.

Automatisering

Automasjon kan brukes til å sette opp løyper for utsendelser av samme sort. Dette kan gjøres med API, SFTP eller en kombinasjon av disse. I kraftbransjen er dette er typisk brukt for velkomstbrev med angrerettskjema.

Vi hjelper dere med å sette opp automatiserte løsninger i SEND, så kan kundene få informasjonen de trenger uten at du trenger å tenke på det.

Eksempel på automatisering

Et kraftselskap skulle sende bestillingsbekreftelser med angrerettskjema til nye kunder. Dette ordnet vi med hjelp av en SFTP-løsning. Vi satte opp en SFTP-konto, og begge parter satte opp automatisering fra sin side av løypen. Dermed blir filer automatisk lagt til i mappen, automatisk hentet ut og lagt inn i SEND, og kundene får tilsendt informasjonen raskt og enkelt.

Skriverdriver

Skriverdriveren gjør det mulig å legge jobber inn i SEND rett fra skriveprogrammet (eller regnskapsprogrammet) ditt. Du trenger ikke engang å gjøre om filen til PDF, fordi SEND ordner dette for deg. Dette gjør skriverdriveren til et tidsbesparende alternativ til å legge inn ett og ett brev i SEND.no.

Du kan lese mer om skriverdriveren vår her.

Eksempel på bruk av skriverdriver

Et kraftselskap bruker et eget program for å utføre inspeksjoner, og skal sende rapporten til kunden etter besøk. Ved å bruke skriverdriveren kan stå inni sitt program, trykke på print, velge skriverdriveren og sende rapport rett i posten til kunden.

Personvern og sikkerhet

Grafisk Digital (som står bak SEND.no) har behandlet persondata i over 20 år. Vi sørger for sikkerhet i alle våre løsninger, og har flere sertifiseringer knyttet til dette. Av denne grunn oppfordrer vi alle å inngå en databehandleravtale med oss, som viser at vi har forpliktet oss å behandle personopplysninger fra din virksomhet i henhold til GDPR-direktivene.

Alle filer som lastes inn i SEND.no krypteres før overføring og slettes etter en fast tid. Filer brukes bare en gang og bare til det de er ment for. Du kan lese mer om personvern og datasikkerhet her.

Når kommer brevet frem? Vi har testet!

by

Vi får ofte spørsmålet «når kommer brevet frem?» etter at noen har registrert en utsendelse i SEND.no. For å svare på dette en gang for alle, skal jeg følge et brev fra registrering i SEND og frem til det er levert i postkassen.

Dette vil forhåpentligvis gi en pekepinn på hvor lang tid som er lurt å beregne før en utsendelse, samtidig som det kan gi litt innsikt i prosessene bak SEND.

Brevet mitt som vist i forhåndsvisningen i SEND

Tirsdag kl. 08.08 -Registrering av utsendelsen

Jeg legger brevet mitt inn i SEND, gjør tilpasningene jeg ønsker og godkjenner utsendendelsen. Jobben min får status registert, som betyr at den ligger i kø for å bli produsert. Hele prosessen tok rundt et minutt. Jeg kan følge status på jobben i oversikten.

Fordi jeg registrerte utsendelsen før kl 12.00, kan jeg forvente at denne blir levert videre til Posten senere samme dag.

Tirsdag kl. 9.31 – Jobben er startet

Jobben min har fått status «startet» i oversikten. Da har en av våre printere lagt brevet mitt i printkø. Etter at brevet printes vil det fraktes til pakkeavdelingen vår, der det vil legges i konvolutt. Hele produksjonsløpet er nøye kontrollert ved hjelp av sertifiserte systemer vi har laget. Slik sikrer vi at riktig brev kommer frem til riktig person raskest mulig.

Tirsdag kl. 15.00 – Levert til Posten

Jobben står nå markert som levert, som vil si at Posten har overtatt brevet mitt. De oppgir at vanlig leveringstid på et brev er 2-3 virkedager. Posten rullerer på rutene sine, som vil si at de leverer i postkassen din annenhver virkedag. Den ene uken vil ha levering mandag, onsdag og fredag, og den neste uken vil ha levering tirsdag og torsdag. Det er mulig å se hvilke dager du vil få brevpost på Posten sine nettsider. Posten opplyser om at det er levering mandag, onsdag og fredag denne uken. Jeg antar at brevet vil komme frem på fredag, etter 3 virkedager.

Tidligere var det noe som het A-post og B-post, der A-post kom fortere frem. I dag behandles alle brev på samme vis. Alle brev sorteres på Postens terminal i Lørenskog før de distribueres til forskjellige deler av landet. Til europa angitt er leveringstid 3-7 virkedager, til resten av verden er det 5-9 virkedager.

Fredag ca. kl 16-17 – Brevet er levert

Jeg sjekker postkassen jevnlig etter registrering i tilfelle brevet dukker opp før det angitte tidspunktet. Jeg tar helg på fredag ettermiddag, og da er det fortsatt tomt i postkassen. Men, tidlig mandag morgen er brevet mitt på plass. Post pleier å leveres til oss på ettermiddagen, og det er ingen postgang på lørdager. Dette vil si at brevet mest sannsynlig ble levert fredag etter klokken 16.

Så, når kommer brevet frem?

Det tok 3 dager og 4 timer fra registreringstidspunktet før brevet kom frem. Fra brevet ble overlevert til Posten til det var i postkassen vår, tok det ganske nøyaktig 3 virkedager. Jeg sparte mye tid på å registrere selve utsendelsen i SEND, og hele prosessen var veldig enkel. Postens angitte leveringstid stemte i dette tilfellet.

Dette er selvfølgelig bare én test med et brev, så jeg kan ikke derfor si med sikkerhet om brev til andre steder i landet vil få samme resultat. Men, likevel håper jeg at dette har vært et svar på spørsmålet «når kommer brevet frem?»

Hvis det frister å prøve SEND til deres utsendelser, kan dere opprette konto hos oss helt kostnadsfritt.

Vi har fått ny nettside!

by

SEND er 4 år i år

Det er 4 år siden vi lanserte SEND.no (18. mars 2019). Siden den gang har vi lagt til en rekke funksjoner, og jobbet hardt for å gjøre tjenesten vår så brukervennlig og intuitiv som mulig. Det kommer vi selvfølgelig også til å fortsette med. Men, en ting som ikke har endret seg så mye siden lansering, er nettsiden vår. Derfor er vi stolte over å presentere nye SEND.no, med en mer moderne stil og enda mer brukervennlig navigasjon. Vi har beholdt de gode funksjonene du kjenner fra før.

Forbedringer verdt å legge merke til:

Aktuelt

Her vil vi dele nyheter, informasjon og tips som er relevant til SEND.

Min Side er flyttet

Du finner nå Min Side ved å klikke på ikonet øverst til høyre. Her kan du logge ut, tilpasse preferansene dine i Steg 2 og endre opplysninger om deg og din virksomhet.

Nye menyer

For å gjøre det lettere å få en oversikt over hva vi tilbyr, har vi laget nye menyer. Du finner kontaktinfo og annet nyttig i footeren og oversikt over det meste annet i hovedmenyen. Kanskje du oppdager noe nytt som vi kan ordne for deg?

Dropsone i Steg 1

Vi har lagt til en dropsone for filene dine i Steg 1 i SEND. Steg 1 har fått en klar og tydelig dropsone for filene dine. Finn filen din i filutforskeren, dra den i den markerte sonen, og voilà! Du er klar for neste steg. Utsendelsene kan dermed legges inn enda litt kjappere.

Tilbakemeldinger er velkomne

Vi håper selvsagt at du liker våre nye sider. Fordi vi har ønsket å minimere nedetiden til SEND, kan det være nødvendig med noen finjusteringer fremover. Derfor setter vi stor pris på tilbakemeldinger fra dere hvis dere oppdager noe som ikke fungerer eller kunne vært bedre.