Selvbetjeningsportalen for adresserte utsendelser.
Flettebrev har nå blitt ennå mer fleksible! I tillegg til å kunne flette inn mottakeradresse og giroinformasjon, kan man nå flette inn data hvor man selv ønsker på brevet sitt. Dette gjøres ved å sette inn en tekstboks som kan tilpasses med flettefelt fra regnearket ditt.
Funksjonen kan for eksempel brukes til å flette inn kundens navn, målernummer, tidspunkter, og mye mer.
Brev er en av verdens eldste måter å kommunisere på, men er fortsatt svært aktuell. I dag mottar vi så mange budskap gjennom digitale kanaler at fysiske brev skiller seg kraftig ut. De blir nesten alltid åpnet, ofte lest flere ganger, og innholdet er enkelt å dele med andre i husholdningen. Men, det er ikke alltid så lett å vite hvor man skal starte skrivingen. Her er 4 tips for å lage gode brev til deres kunder.
Avsender betyr rett og slett den som står bak brevet. Den må inneholde virksomhetens navn og postadresse, slik at Posten vet hvor eventuelle returer skal sendes. Vi i SEND benytter konvolutter med stort vindu, og plasserer avsenderen øverst i konvoluttvinduet. Dermed er brevets opphav tydelig før konvolutten er åpnet. Det er også mulig å benytte logoen deres i avsenderen, for å gjøre det raskere for mottakeren å kjenne igjen virksomheten.
«Hvorfor får jeg dette?» er gjerne det første spørsmålet man stiller seg når man åpner post. Ved å besvare dette tidlig og tydelig, sikrer dere at buskapet kommer frem til flest mulig lesere.
Bruk overskriften til å umiddelbart gi leseren et inntrykk av hva brevet handler om. Det er lurt å bruke klart språk som er rett på sak. For eksempel: Et brev fra en bank kan heller bruke overskriften «Renten på ditt boliglån settes opp til 6,15%» enn kun «Renteendring».
Innledningen bygger videre på overskriften, og besvarer relaterte spørsmål leseren kan ha. Typiske spørsmål til det foregående eksemplet er «Hvorfor? og «hva kan jeg gjøre med det?». Hvis kunden må utføre en handling, for eksempel å kontakte banken for å avslå endringen, bør dette komme frem tidlig og tydelig i teksten.
Det er ingen grunn til at en informativ tekst må være kjedelig å lese. Hvis virksomheten din har en visuell profil, kan denne videreføres til postutsendelser for å sikre en gjennomført merkevareopplevelse. Visuelle elementer som bilder, grafikk og farger kan brukes for å fremheve ulike aspekter av budskapet. Det er også mulig å legge til QR-koder for å gjøre det lettere å koble innholdet i brevet til virksomhetens digitale kanaler.
Tjenester som SEND, der brev kan lastes opp digitalt, gjør det enklere å inkorporere visuelle elementer. Dere slipper å tenke på printkvalitet eller tonerforbruk, da vi tar oss av hele produksjonen.
Det hjelper ikke om teksten i brevet er informativ, dersom den er så tung å lese at ingen får den med seg. En oversiktlig struktur øker leserforståelsen. Avsnitt, underoverskrifter og et klart og tydelig språk gjør teksten betydelig mer lettlest.
Å dele teksten inn i soner gjør det raskere å finne relevant informasjon. For eksempel bør kontaktinformasjon til virksomheten bør være samlet på et sted.
Nå som du har noen tips å forholde deg til ved neste utsendelse, hvorfor ikke gjøre hele prosessen mye enklere? SEND kan spare din virksomhet for tid og ressurser. Vi printer, konvolutterer og poster brevene dine for halv pris av et frimerke! Prøv SEND selv, og merk hvor mye enklere utsendelsene blir!
Ønsker du en kjapp innføring i SEND før du skal registrere din første jobb? Eller kanskje det er lenge siden sist, og det hadde vært greit med litt repetisjon? Nå finner du 4 korte videoer som forklarer de grunnleggende valgene og funksjonene i SEND i brukerveiledningen.
Vi setter stor pris på tilbakemeldinger! Er det andre aspekter av SEND du gjerne ville hatt en videoforklaring av? Gi oss beskjed!
Det kan være kjedelig å oppdage at brevet du brukte mye tid på å skrive, har kommet tilbake til deg i retur. Så hva kan du gjøre for å hindre nettopp uønskede returer? Vi har satt sammen 3 tips som kan hjelpe.
Vi sier ofte at adresselister er «ferskvare» – de går fort ut på dato. Hvis det er en stund siden forrige utsendelse, kan mottakerne ha flyttet, gatenavn blitt endret eller andre faktorer kan ha gjort adressen ugyldig. Pass derfor på at du henter ut adresser fra et oppdatert register, og at registeret fornyes med jevne mellomrom.
Posten har retningslinjer for hvordan adressen skal være satt opp. Dersom disse ikke følges, kan det være at brevet ditt blir sendt i retur.
Hvis du benytter en digital print-tjeneste som SEND.no, er det gjerne andre retningslinjer å ta hensyn til. For eksempel bruker vi her i SEND konvolutter med stort vindu. Det vil si at det første arket i brevet synes gjennom vinduet. Da er det veldig viktig at mottakeradressen er plassert på riktig sted, sånn at den ikke blir avkuttet eller uleselig.
Posten sitt EA-kode-system kan hjelpe deg med å unngå uønskede returer. EA står for elektronisk adresseoppdatering. Returpost håndteres med 4 forskjellige servicegrader. Dersom det benyttes EA-kode, legges det på en strekkode på alle brevene som gjør det mulig å spore sendingen. Hvis et brev ikke kan nå mottakeren og kommer i retur, vil du kunne se returårsaken på brevet. I tillegg kan du bestemme hvordan returpost skal håndteres ved å bruke de forskjellige servicegradene.
0: Posten søker etter ny adresse og ettersender til ny adresse hvis de får treff. Dersom de ikke finner ny adresse, sendes brevet tilbake til avsender.
1: Posten søker etter ny adresse og ettersender til ny adresse hvis de får treff. Dersom de ikke finner ny adresse, makulerer de brevet.
2: Posten søker etter ny adresse, men brevet makuleres uansett om de får treff eller ikke.
3: Posten søker ikke etter ny adresse, brevet makuleres.
Hvis din virksomhet har EA-kode-avtale med Posten, kan denne brukes på utsendelser i SEND. Ta kontakt med oss for å sette dette opp.
Det kan være lurt å beregne litt ekstra leveringstid på utsendelsene i Mai, spesielt hvis noen av virkedagene for levering lander på en rød dag. Ved å ha disse tipsene i bakhodet, kan du nyte Mai-dagene ennå mer!
Mange mennesker liker Mai-måned på grunn av alle de røde dagene. På disse dagene er de aller fleste så heldige at de får fri fra jobb, også hos Posten. Det betyr at på de gjenstående røde ukedagene, 17.Mai, 18. Mai og 29. Mai, blir ingen utsendelser i SEND postlagt. Derfor er det lurt å ta høyde for litt lengre leveringstid hvis du sender ut post rundt disse dagene. Noen brev innholder svarfrister, for eksempel invitasjoner med påmeldingsfrist eller kundeerklæringskjemaer som skal returneres utfylt. Det kan være lurt å utvide sånne frister noe å ta hensyn til de røde dagene.
For alle de som vil nyte langhelger og røde dager, kan det være greit å vite at utsendelser i SEND kan registreres i god tid før de faktisk skal gå til Posten. I Steg 3 i SEND kan du velge å utsette leveringdato for utsendelsen. Det er kun mulig å velge dato inntil 1 måned frem i tid, fordi adresser «går ut på dato» etter at det går litt tid. Eldre adresseutrekk resulterer ofte i mer returpost, fordi mottakerne for eksempel har flyttet.
På vanlige virkedager er det greit å huske på at registreringsfristen er kl 12.00 for at en utsendelse skal bli levert til Posten samme dag. Rakk du akkurat ikke fristen på en utsendelse som haster? Ikke fortvil! Hvis du tar kontakt med oss, skal vi prøve ordne slik at utsendelsen går ut samme dag likevel.
Etter at Posten har overtatt en utsendelse, er det deres leveringstider som gjelder. Posten oppgir at veiledende leveringstid for all post er to til tre virkedager i hele Norge. Post leveres annenhver dag til din postkasse.